Peralatan yang digunakan Front Office

1.Meja pendaftaran (reception desk,reception counter,registration desk,registration counter,f.o desk,f.o counter)
Merupakan meja tempat tamu mendaftar atau registrasi.
Ukuran meja yang baik adalah :
Lebar : 40-70cm
Panjang: 150cm
Tinggi : 115-120cm
2.Meja imformation (imformation desk atau imformation counter)
Merupakan meja tempat melayani tamu tamu yang memerlukan pelayanan imformasi , kunci kamar, surat surat. Ukurannya sama dengan meja pendaftaran, bisa juga berdiri sendiri tetapi kebanyakan bersatu dengan meja pendaftaran.
3.Meja kasir kantor depan
Merupakan meja tampat menyelesaikan pembayaran. Ukurannya sama dengan meja pendaftaran . seperti halnya dengan imformation meja kair juga dapat berdiri sendiri terpisah dari meja pendaftaraan atau bersatu.
4.Meja tulis dan kursi meja
Alat ini diperlukan untuk melakukan pekerjaan administrasi (clerical work) seperti rekening tamu, buku keberangkatan dan kedatangan ,daftar A, slip, berbagai laporan statistic dan sebagainya.
5.Almari (filling cabinet)
Merupakan kumpulan untuk menyimpan berbagai arsip, formulir, alat-alat tulis dan sebagainya.
6.Papan tulis atau pengumuman

Selain yang disediakan untuk tamu di lobby diperlukan juga satu papan untuk menempatkan atau menampilakan pengumuman bagi staff kantor depan.

Persiapan Sebelum Tamu Tiba

Langkah persiapan:
1.Membaca log book.
2.Membaca “reservation diary” untuk hari itu sehingga mengetaui tamu yang akan tiba dengan jumlah kamar yang perlu dipersiapkan.
3.Menghitung jumlah kamar yang tersedia.
4.Menetukan kamar untuk tamu yang akan tiba baik tamu penting (VIP),
rombongan maupun tamu perorangan.
5.Memeriksa apakah kelengkapan formulir maupun keperluan alat tulis tersedia cukup? Kalau belum lengkap perlu dipersiapkan.
6.Mempersiapkan imfomasi tertulis dengan menyampaikan kebagian bagian yang memelukan dalam membuat persiapan sebelum tamu tiba misalnya: arrival list, departure list, imformasi, tamu penting dan lain lain.

Tehknik Menjual Kamar

1.Kenalilah semua jenis kamar dan fasilitasnya.

2.Selalu menjual kamar yang harganya yang lebih tinggi tidak memulai dari harga yang tertinggi, jangan menyarankan kamar yang termurah kecuali diminta tamu.

3.Jualah fasilitas kamar bukan harganya.

4.Receptionist hendaknya dapat mengenali atau mengerti kebutuhan tamu dari penampilannya.

5.Jangan terlalu cepat memutuskan jual beli.

6.Usahakan juga menjual fasilitas lainnya seperti makanan dan minuman.

Penerimaan Tamu

CARA CARA PENERIMAAN TAMU

Langkah langkah langkah penerimaan tamu

1.Mempersiapkan registration card.(tempat mendaftarkan seluruh identitas tamu pada saat check in)

2.Mempersiapakan welcome drink

3.Memblog kamar

4.Mengirim daftar expected arrival list keseluruh department termasuk uniform service

 

Cara Memproses Tamu Tiba

MEMPROSES TAMU TIBA

Setelah tamu diterima mendaftar dan mendapat kamar yang akan ditempati sampai tamu mendapat kamar yang akan ditempati sampai kepada tamu pergi kekamarnya. Tugas receptionist tidak sampai disana tetapi receptionist harus menyelesaikan proses sampai pembuatan rekening tamu untuk melengkapi data data tamu yang tinggal dihotel sebagai bahan imformasi yang lengkap.

Proses pencatatan tamu yaitu:

1.Daftar tamu yang diharapkan tiba.

2.Kartu pendaftaran tamu atau buku pendaftaran tamu.

3.Daftar A

4.Kartu tamu

5.Slip rak tamu

6.Buku tamu tiba dan berangkat

7.Rekening tamu

8.Rekapulasi penjualan kamar

A. Daftar tamu yang diharapkann tiba (expected arrival list)

Daftar ini diperguanakan untuk mencatat Informasi tentang tamu. Daftar ini                   dapat disusun sebagai berikut:

1.Nama tamu yang akan tiba.

2.Jumlah kamar yang diperlukan.

3.Jumlah tamu yang akan tinggal.

4.Tanggal kedatangan tamu.

5.Tamu akan lewat udara atau darat.

6.Keterangan lainnya menyangkut pembayaran jabatan dan memerlukan                          pelayanan khusus.

B.Kartu pendaftaran dan buku pendaftaran

Kartu pendaftaran ini hampir setiap hotel memilikinya, meskipun bentuk tidak harus sama sesuai dengan kepentingan hotel yang bersangkutan.

Keunggulan dan kekurangan kartu pendaftaran

1.Keunggulan kartu pendaftaran:

-selalu bersih.

-tamu dapat melakukan pendaftaran secara bersamaan.

-lebih besifat pribadi

2.kerkurangan kartu pendaftaran

-mudah hilang

-biaya atau harga mahal

Keunggulan dan kekurangan buku pendaftaran

1.keunggulan:

-tidak mudah hilang dan mudah disimpan

-harga lebih murah

2.kekurangan

-tamu tidak bisa melakukan pendaftaran secara bersamaan

atau pelayanan lambat.

-buku menjadi kotor dan robek.

-identitas tamu yang mendaftar lebih dulu dapat diketahui

oleh tamu yang mendaftar belakangan

adapun data data penting yang perlu  dicatat di buku pendaftaran:

-nama lengkap tamu

-kebangsaan : kewarganegaraan

-pekerjaan (pekerjaan pokok)

-kartu pengenal (kartu penduduk atau nomor passport)

-alamat (alamat tetap tamu)

-maksud kunjungan  (tugas/berlibur/mengunjungi)

-datang dari (nama kota)

-menuju ke (nama kota tujuan)

-tanggal tiba ( tanggal check in)

-tanggal keberangkatan (saat atau meningglkan hotel/check out)

C.Daftar A

Adalah suatu catatan identitas tamu yang menginap di hotel atau losmen. Sehari setelah tamu tiba harus dibuatkan laporan atau daftar A dan dikirimkan ke kantor polisi.

Data untuk menyusun daftar ini kita ambil dari kartu registrasi.

Data data yang terdapat dalam daftar A:

-Nama tamu

-Umur

-Berangkat ke

-Kebangsaan

-Surat keterangan

-Tiba dan berangkat dengan apa

-Alamat lengkap

-Jenis kelamin

-Datang dari

-Maksud kunjungan

-Pekerjaan

-Tanggal dan saat kedatangan

-Tanda tangan pengurus penginapan.

D.Kartu tamu

Adalah lembaran yang diisi oleh receptionist sebelum diberikan kepada tamu sebagai tanda pengenal bahwa tamu tersebut tinggal di hotel dan siap menandatangani rekening di restoran atau bar jika ada pemakain lainnya.

Pada kartu termuat:

-Nama tamu

-Nomor kamar yang ditempati.

-Lamanya tamu tinggal.

E.Slip rak kamar (room rack slip)

Slip ini dipergunakan untuk mencatat identitas tamu yang harus dimiliki oleh hotel yang langsung berhadapan dengan tamu yang sangat berguna untuk keperluan informasi baik untuk receptionist, imformasi, telephone, bagian kamar maupun makanan dan minuman.

Imformasi yang termuat di dalamnya:

-nama

-nomor kamar

-harga kamar

-tanggal tamu tiba dan keberangkatan

-alamat

-kabangsaan

-pembayaran

-keterangan lain